+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Какие документы на сотрудника должны хронится у работодателя

Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих. Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи. Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись. Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ПРАВА РАБОТНИКА И РАБОТОДАТЕЛЯ

Личное дело сотрудника

Ведение личных дел сотрудников практикуется во многих организациях. Читайте в статье, как выстроить этот процесс, как оформить и какие документы включить. Скачайте актуальные образцы. Личное дело сотрудника — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем лично и о трудовой деятельности. Его ведут с целью систематизации имеющихся данных, обобщения информации в одном месте. Однако это не обязательно выполнять в отношении всех категорий персонала.

Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. В негосударственных компаниях обязательность и порядок ведения определяется ЛНА работодателя. Однако во многих организациях такие подборки заводятся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы включая технический персонал , так как удобно иметь информацию о каждом в одном месте.

Перечень документов в личном деле работника законодательством РФ в не определен. На государственных гражданских служащих собирают персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа ч.

Документы собирают, как правило, в отдельной папке на каждого сотрудника. Это самая удобная форма систематизации персональных данных. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Все бумаги помещают в скоросшиватель, на обложке которого проставляют присвоенный порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге журнале учета. После увольнения оно изымается из скоросшивателя, оформляется для передачи в архив организации и сдается на хранение.

Титульный лист личного дела постоянного, временного свыше 10 лет сроков хранения, в т. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов частей , на обложку каждого тома выносится общий заголовок и заголовок каждого тома.

Подлинность документов в заголовке не оговаривается. При изменении наименования организации структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами, или при передаче в другую организацию структурное подразделение на обложке дописывают новое наименование, а прежнее заключают в скобки. В заголовке дела, содержащего копии документов, должно быть соответствующее указание.

На обложке арабскими цифрами указывают крайние даты дела — обычно это даты подписания приказа о приеме и об увольнении работника. Если в состав вносятся документы приложения и т. Даты могут не указываться на обложке дела, содержащего годовые планы и отчеты, так как они отражаются в его заголовке.

Обязательные реквизиты обложки — указание количества листов, которое проставляется на основании листа-заверителя заверительной надписи , а также срок хранения дела. Документы располагают в хронологическом порядке. Помимо перечисленных, можно включать и некоторые другие, например, о прохождении конкурса на замещение вакантной должности, о награждении, присвоении почетных званий, вручении грамот и т.

Кроме того, в личное дело помещается но при этом не подшивается фотография сотрудника установленного в организации формата обычно 4 х 6 см. На обороте фотографии указывают фамилию, имя, отчество. Рекомендуется обновлять фотографии не реже одного раза в пять лет или же по достижении возраста 20 и 45 лет. Сотрудники кадровой службы, ответственные за ведение личных дел, обязаны постоянно следить за их состоянием и своевременно вносить изменения в учетные сведения. При этом не требуется вносить какие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров или анкету, тем более не нужно требовать от работника заново заполнять эти документы.

Все изменения должны отражаться в отдельных, дополнительных листах. Обычно они имеют табличную форму и разрабатываются по усмотрению работодателя. Каждый раз после внесения очередного изменения сотрудник кадровой службы подписывает дополнение к личному листку по учету кадров.

Если на бланке не остается места для внесения последующих изменений, заполняют следующий аналогичный бланк. Обязательно ставят отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел работников с датой и подписью. Когда речь не идет об оформлении кадровых документов на государственной гражданской службе, вопросы ведения личных дел работников остаются на усмотрение работодателя. В этом случае разработка и утверждение локального нормативного акта лишней совершенно точно не будет.

При наличии в вашей организации Инструкции по кадровому делопроизводству отдельный ее раздел можно посвятить порядку ведения личных дел сотрудников. Такой раздел может быть включен и в состав других локальных актов, регламентирующих порядок оформления и хранения кадровой документации.

Некоторые работодатели предпочитают разработать отдельное Положение о ведении личных дел, учитывающее все нюансы. Независимо от выбранной формы следует уточнить:. Все права защищены. Настоящий сайт не является средством массовой информации. Подписка 8 Оформите бесплатный доступ к журналу "Справочник кадровика". Формулировки в типовом трудовом договоре Роструда, которые нельзя применять.

О журнале Ввести код доступа Подписка 8 А еще Статьи Кадровое делопроизводство и документы. Личное дело сотрудника. Темы: Кадровое делопроизводство и документы Хранение документов. Статьи по теме Форма 4-ФСС в году Докладная записка: образец Номенклатура дел: образец Входит ли учеба в общий трудовой стаж Отдел кадров: функции и структура. Из статьи вы узнаете:. Скачайте документы из статьи Личное дело: образец оформления титульного листа.

Анкета сотрудника. Внутренняя опись. Положение о порядке ведения. Согласие сотрудника на хранение копии личных документов. Список документов, которые хранятся в личном деле. Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле Вести личные дела необязательно.

Но это не значит, что удастся спрятать их от инспектора, который придет с проверкой. Не забывайте, что можно хранить далеко не все данные, которые связаны с сотрудником и его работой. Читайте также:. На что заменить Роскомнадзор придирается к личным делам.

Как безопасно хранить информацию о сотрудниках Как в м точно нельзя экономить на персонале. О каких зарплатных схемах уже знают ГИТ и налоговая Шесть записей, которые вы напрасно вносите в трудовую книжку. Задачи кадровика: выявить, отстранить и уволить Отпуск без сохранения: неожиданные проблемы и как вам их решить Как по трудовой книжке считать страховой стаж для пособия.

Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Опрос недели. Граждан каких стран вы чаще всего принимаете на работу? Стран Дальнего Зарубежья. Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты.

Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Новости по теме. Сургуч все же исчезнет из процесса учета трудовых книжек. Как правильно восстановить утерянную трудовую книжку. Как считать зарплату, если в документах она указана по-разному. Сроки хранения кадровых документов будут изменены. Новые статистические формы по численности, условиям и оплате труда. Статьи по теме. Форма 4-ФСС в году. Докладная записка: образец.

Номенклатура дел: образец. Входит ли учеба в общий трудовой стаж. Отдел кадров: функции и структура. Вопросы по теме. Как провести аудит кадровой службы. Как составить акт приема-передачи дел главного бухгалтера? Как оформить беременность во время декретного отпуска? Как отметить в табеле праздничный день во время отпуска? Как составить акт приема-передачи работ по договору оказания услуг?

Справочник кадровика. Получить демодоступ или сразу подписаться. Рекомендации по теме. Мобильная версия Рекламодателям Обратная связь Контакты Интернет-магазин Официальные представители Политика по обработке персональных данных.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

При приеме на работу и в дальнейшем работодатель, как правило, делает копии личных документов работника паспорта, СНИЛС, трудовой книжки и др. Роструд отмечает, что порядок ведения личного дела работника нормами действующего законодательства не установлен. Однако, если работодатель собирается хранить копии документов работника в его личном деле, то делать это можно лишь при получении согласия от работника на хранение и обработку персональных данных. Роструд напоминает, что обработка персональных данных работника может производиться исключительно в следующих целях ст. Форму согласия на обработку персональных данных сотрудника мы приводили в нашей консультации. Хранение копий документов в личном деле, если оно рассматривается как нарушение законодательства РФ в области персональных данных, грозит штрафом ч. Используется для индексации зарплаты.

Штраф до 50 тыс. рублей за хранение документов в личном Однако, если работодатель собирается хранить копии документов работника в его Форму согласия на обработку персональных данных сотрудника.

Документы, предоставляемые работнику работодателем

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. Все личные дела содержат персональные данные работника. Закрытое личное дело необходимо полностью оформить. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Лист-заверитель дела подписывается его составителем.

Штраф до 50 тыс. рублей за хранение документов в личном деле: подробности

Ведение личных дел сотрудников практикуется во многих организациях. Читайте в статье, как выстроить этот процесс, как оформить и какие документы включить. Скачайте актуальные образцы. Личное дело сотрудника — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем лично и о трудовой деятельности. Его ведут с целью систематизации имеющихся данных, обобщения информации в одном месте.

Справка вызов на сессию: образец.

Сроки хранения кадровых документов

Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует. Но если дело все же завели, необходимо хранить в нем бумаги, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, и не забывать о требованиях к охране персональных данных. В частности, даже копию паспорта хранить организация не имеет права. Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован.

Какие документы хранятся в личном деле сотрудника

Акция месяца 8- Подскажите, пожалуйста, на основании каких нормативных документов, документы о повышении квалификации должны храниться на руках у работника, а не у работодателя? Трудовым кодексом РФ предусмотрена обязанность работника предъявляет работодателю документы об образовании при заключении с ним трудового договора. Передавать оригиналы таких документов работодателю на хранение работник не обязан. Единственным документом, принадлежащим работнику, оригинал которого работодатель оставляет у себя на время действия трудового договора, является трудовая книжка.

Список документов, которые хранятся в личном деле компаниях обязательность и порядок ведения определяется ЛНА работодателя. Какие документы должны быть в личном деле сотрудника год.

Какие документы хранятся в личном деле работника

Какие документы оригиналы и копии следует хранить в личном деле сотрудника в период работы его на предприятии и какие извлекать при формировании и сдаче его дела в архив. Необходимо отметить, что такое понятие, как "личное дело", не раскрыто трудовым законодательством, под данным термином следует понимать совокупность документов, которые работодатель оформляет сам либо получает от работника при осуществлении трудовых отношений. Как установлено нормами ч.

Как в течение работы, так и после увольнения работнику может понадобиться документ, подтверждающий тот или иной факт его трудовой деятельности. И работодатель независимо от причины такого запроса обязан предоставить работнику запрашиваемые им документы: копии приказов, справки, выписки и т. В статье рассмотрим, какие же документы или их копии выдаются работнику, в какие сроки и как оформляются. Перечень предоставляемых документов Прежде всего отметим, что документы, выдаваемые работнику, должны быть связаны с его работой.

Обязательными личные дела являются исключительно для государственных компаний, ведомств и учреждений.

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. ebbatendi69

    Совсем недавно Вы говорили, что не обсуждаете законопроекты, ибо не факт что его примут и/или когда примут.

  2. Петр

    Лазейка есть, я уже писал. Если ты купил бляху и ты живёшь в забитом селе, можешь не растомаживать, катайся по селу, вокруг села, езди на рыбалку, по грибы в районе своего села и не в чём себе не отказуй ! Кайфуй дальше ты же первый парень на селе на БМВ !

  3. rajzosi

    Даже после непринятия закона все счастливы, но осадочек остался, да?